Sprache auf deutsch umschaltenSprache auf englisch umschalten
Kein Systemwechsel nötig

Rechnungseingang automatisieren – ohne Ihr System zu ersetzen

BuHaBot liest Rechnungen aus, prüft Lieferantendaten, holt strukturierte Freigaben ein und übergibt sauber an Ihre Folgeprozesse. Für KMU bis 200 Mitarbeiter – egal ob Versicherung, Kanzlei oder Hausverwaltung - läuft vor DATEV, SAP, Lexware & Co.

In 20 Minuten prüfen wir, wie gut BuHaBot zu Ihren bestehenden Beleg- und E-Mail-Prozessen passt.
Die Lösung

Was kostet Sie eine Eingangsrechnung wirklich?

Die meisten Unternehmen kalkulieren 2–3 Minuten. Studien zeigen: Es sind 15–25 Minuten – inklusive E-Mail, Rückfrage, Ablage, Fehlerkontrolle und Duplikatsprüfung.

💸

Der versteckte Zeitfresser

Nicht das Buchen kostet Zeit – sondern alles davor: Postfach, Suche, Rückfragen.

🔁

Der Fachkräfte-Engpass

Gut ausgebildete Buchhaltungskräfte verbringen 40% ihrer Zeit mit Vorsortierung statt mit Facharbeit.

⚠️

Das digitale Trugbild

„Wir sind schon digital" – aber das ERP wartet trotzdem auf manuellen Input.

Warum BuHaBot?

Mehr Zeit für fachliche Arbeit statt Postfach-Chaos und manuellem Vorsortieren

In vielen Unternehmen und Kanzleien entstehen Zeitverluste nicht erst beim Buchen, sondern davor: beim Sichten von E-Mails, beim Suchen von Belegen, bei Dubletten, Rückfragen und manueller Vorsortierung.

  • Belege liegen in unterschiedlichen Postfächern, Anhängen und Ablagen.
  • Rechnungen müssen manuell erkannt, sortiert und geprüft werden.
  • Unvollständige Unterlagen erzeugen Rückfragen und Wartezeiten.
  • Fachkräfte verlieren Zeit mit Routineaufgaben statt Mandantenkontakt.
  • Engpässe werden oft erst sichtbar, wenn sich Vorgänge bereits stauen.
Die Lösung

Belegflut im Griff und schnellere Durchlaufzeiten

BuHaBot übernimmt die automatisierte Vorverarbeitung. Relevante Belege landen strukturiert im System, Bearbeitungszeiten sinken und Ihr Team kann sich stärker auf fachliche Aufgaben konzentrieren.

✉

E-Mails automatisch sichten

BuHaBot prüft definierte Buchhaltungs-Postfächer in festgelegten Abständen und holt sich nur das, was wirklich buchungsrelevant ist.

📄

Belege erkennen und vorbereiten

Das System erkennt Dokumenttypen, liest wichtige Rechnungsinformationen aus und prüft Summen, Steuersätze und mögliche Dubletten.

↗

Importfertig bereitstellen

Ein Mapping-Layer bereitet die Daten so vor, dass sie in bestehende Buchhaltungssysteme importiert oder dort weiterverarbeitet werden können.

So läuft’s – in 6 Schritten

EINSAMMELN

Einsammeln statt Hinterherlaufen:
Der BuhaBot checkt Ihre Buchhaltungs-Postfächer in festgelegten Abständen und holt sich nur das, was wirklich buchungsrelevant ist.

 

KI-BRILLE

KI-Brille auf:
Das System erkennt Dokumenttypen und prüft Summen, Steuersätze und Dubletten – bevor irgendetwas in die Nähe Ihrer Buchhaltung kommt.

 

ABLAGE

Digitale Ablage ohne Suchspiel: Belege landen automatisch an der richtigen Stelle im Archiv – verschlagwortet und auffindbar, auch ohne „Dateiname_final_final3.pdf“.

 

IMPORTFERTIG

Importfertig für die Buchhaltung: Ein Mapping-Layer bereitet alles so vor, dass Ihr Buchhaltungssystem nur noch „Bitte einlesen“ sagen muss.

 

SIE ENTSCHEIDEN

Mensch bleibt Chef: Unsichere Fälle werden gekennzeichnet und landen in einer übersichtlichen Liste. Sie entscheiden, der Bot lernt.

 

MONITORING

Wenn etwas klemmt, erfahren Sie es zuerst: Monitoring, Logs und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Sie schneller Bescheid wissen als Ihre Mahnläufe.

Sicherheit und Kontrolle

Automatisierung ja. Kontrollverlust nein.

BuHaBot unterstützt bei der Vorbereitung, ersetzt aber keine fachliche Prüfung und keine Entscheidung mit buchhalterischer oder rechtlicher Wirkung. Verantwortung und finale Freigabe bleiben bei Ihnen.

Menschliche Freigabe

Unklare Fälle werden gekennzeichnet und aktiv durch Ihr Team geprüft.

Bestehende Systeme

BuHaBot ergänzt vorhandene Software statt sie zu ersetzen.

DSGVO-orientiert

Die Verarbeitung erfolgt nach klar definierten Prozessen und Verantwortlichkeiten.

Nachvollziehbar

Vorschläge, Verarbeitungsschritte und Freigaben können protokolliert werden.

Erklärvideo

BuHaBot kurz erklärt

Lassen Sie sich den BuHaBot und seine Funktionen
in diesem kurzen Erklärvideo zeigen

Ihr ROI in 2 Minuten

Lohnt sich BuHaBot für Sie?

Berechnen Sie mit wenigen Angaben, wie viel Zeit und Kosten Sie durch automatisierte Belegvorverarbeitung einsparen kann.
Tragen Sie Ihre Werte ein – der Business Case rechnet sich in Echtzeit.

BuhaBot ROI-Rechner

Business Case in 5 Minuten

Eingaben

Eingangs- & Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge
Branche: 2–5 Min (Belegerfassung + Rückfragen automatisiert)
Steuerfachangestellte: 50–100 €

BuhaBot-Preis

Individuelles Angebot — bitte hier eintragen
Macht den Vergleich zu Wettbewerbern ohne Setup-Gebühr fair

Ihr Business Case

Nettoersparnis / Monat
—
nach Abzug BuhaBot
Amortisation
—
bis Break-Even
3-Jahres-TCO
—
netto über 36 Monate
Zeitgewinn / Monat
—
— FTE freigesetzt

Rechnung im Detail

Belege × Zeitersparnis pro Beleg —
× Vollkosten-Stundensatz —
− BuhaBot Monatspreis —
− Setup anteilig (24 Mon.) —
= Nettoersparnis pro Monat —

Im Zeitverlauf

Sicht Ergebnis
Jahr 1 inkl. einmaliger Setup-Kosten—
Ab Jahr 2 (laufend, ohne Setup)—
Über 3 Jahre (TCO)—
Methodik: Belege × Zeitersparnis × Vollkosten-Stundensatz = Bruttoersparnis. Abzüglich BuhaBot-Monatspreis (und optional anteiliger Setup-Kosten) ergibt die Nettoersparnis pro Monat. Benchmark: 3–5 Min Zeitersparnis pro Beleg (Lido, mybusinessfuture, NHP Stundensätze 2025).
BuhaBot · on-ergy.de Werte sind Schätzungen auf Basis Ihrer Eingaben. Kein verbindliches Angebot.
Lassen Sie uns die Werte gemeinsam prüfen →
Whitepaper

So funktioniert die Automatisierung hinter BuHaBot

Für Interessenten, die tiefer in Prozesslogik, Automatisierungsansatz und mögliche Umsetzung einsteigen möchten.

inklusive Beispielprozess mit n8n


FAQ - Häufige Fragen
Integration & Einführung

Ja. BuHaBot bereitet E-Mails und Belege so auf, dass sie in Ihre bestehenden Systeme importiert oder dort weiterverarbeitet werden können – ohne Systemwechsel.

BuHaBot wird an Ihre bestehenden E-Mail- und Belegprozesse angebunden und über passende Regeln und Schnittstellen konfiguriert. Ihr Team arbeitet dabei weiter mit den gewohnten Systemen.

Nein. Automatisierung verstärkt bestehende Abläufe; wenn der Prozess unklar oder chaotisch ist, muss zuerst ein sauberer, definierter Workflow geschaffen werden, bevor KI sinnvoll eingesetzt werden kann.

Sicherheit & Verantwortung

BuHaBot verarbeitet Daten nach klar definierten, datenschutzkonformen Prozessen mit rollenbasierten Zugriffen. Details zur konkreten Umsetzung werden vor Projektstart abgestimmt.

BuHaBot wird in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland betrieben. Damit bleiben die Daten in der EU und unterliegen dem europäischen Datenschutzrecht.

Zugriffe sind rollenbasiert geregelt und auf das benötigte Minimum beschränkt. Die Daten stehen nur den berechtigten Personen in Ihrem Team und den für den Betrieb notwendigen Systemkomponenten zur Verfügung.

Die Verantwortung für die Buchführung bleibt immer bei Ihnen. BuHaBot unterstützt bei der Vorbereitung, ersetzt aber keine fachliche Prüfung und keine Entscheidung mit buchhalterischer oder rechtlicher Wirkung.

Arbeitsweise & Kontrolle

Nein. BuHaBot erstellt Vorschläge für die weitere Verarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware; die fachliche Prüfung, Freigabe und endgültige Buchung erfolgt immer durch einen Menschen in Ihrem Team.

Unklare Fälle landen im Review durch Ihr Team, nicht in der automatischen Verarbeitung. Sie behalten jederzeit die finale Entscheidung.

Ja. Vorschläge und Verarbeitungsschritte können protokolliert werden, sodass nachvollziehbar bleibt, was BuHaBot vorbereitet hat und was von einem Menschen freigegeben wurde.

Bevor Belege archiviert werden oder in die Nähe der Buchhaltungssoftware kommen, werden alle relevanten Rechnungsdaten in einer grafischen Benutzeroberfläche angezeigt. Ein Mensch prüft diese Angaben und muss sie aktiv freigeben, bevor der Beleg weiterverarbeitet wird.

BuHaBot übernimmt Routineaufgaben wie E-Mails sichten, Belege erkennen und vorsortieren. Ihr Team gewinnt dadurch Zeit für die wichtigen Dinge.

Ja. BuHaBot wird von On-Ergy eingerichtet und betrieben – Sie brauchen keine eigene IT-Infrastruktur und kein technisches Vorwissen. Ihr Team arbeitet weiter mit den gewohnten Systemen. Der Aufwand auf Ihrer Seite beschränkt sich auf die Abstimmung Ihrer Prozesse und Zugänge zu Beginn.

BuHaBot lohnt sich für alle, die zwischen Belegeingang und Buchhaltung viel manuelle Arbeit leisten – egal ob Steuerkanzlei, KMU oder Hausverwaltung. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern: Wer ein hohes Belegvolumen hat, offen für Automatisierung ist und sein Team von Routineaufgaben entlasten will, profitiert am meisten. Je mehr manuelle Schritte heute zwischen Postfach und Buchhaltungssystem liegen, desto größer der Effekt.

Rechtliches

Ja. Die Architektur ist auf eine DSGVO-konforme Nutzung mit Auftragsverarbeitungsvertrag und klar geregelten Verantwortlichkeiten ausgelegt.

Nein. BuHaBot ist eine Automatisierungslösung für wiederkehrende Prozessschritte, nicht für eigenständige rechtlich relevante Entscheidungen. Verantwortung und Freigabe verbleiben immer bei Ihrem Team.

Regulatorische Entwicklungen können in Konfiguration und Dokumentation berücksichtigt werden. Die rechtliche Bewertung und Entscheidung zur Nutzung bleibt jedoch immer bei Ihnen.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung

Bereit, Ihre Belegverarbeitung zu entlasten?

Kein Systemwechsel

Amortisation in unter 6 Monaten

In Betrieb mit deutschen Rechenzentren

Entlastungs- und Prozesscheck buchen

30 Minuten. Unverbindlich. Wir schauen gemeinsam, ob BuHaBot zu Ihrem Prozess passt.
für ein persönliches Beratungsgespräch oder bei Fragen gerne direkt
  E-Mail: info@on-ergy.de
  Telefon: +49 (0) 8363 92898-0
  Linked in

 Anschrift:
 On-Ergy GmbH
 Füssener Straße 31
 87459 Pfronten
in google maps öffnen